INTEGRASI ANTAR APLIKASI OFFICE : MAIL MERGE
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Hai Bloggers!
Kembali lagi di Lubnasyarifah's blog! kalian penasaran dengan apa itu Mail Merge pada Integrasi Antar Aplikasi Office? Langkah-langkah pembuatan Mail Merge dan penjelasannya lainnya? Pada blog ini kita akan membahas Mail Merge pada Integrasi Antar Aplikasi Office.
sebelumnya, kalian tau tidak? Materi ini termasuk salah satu dari pelajaran Informatika loh. Bagi kalian yang masih kurang paham mengenai materi ini, yuk langsung aja kita telusuri lebih lanjut mengenai Mail Merge!
Materi Pembahasan :
- Pengertian Mail Merge
- Istilah Mail Merge
- Surat Gabung
- Surat Masal
- Fungsi Mail Merge
- Hal-hal penting yang ada dalam pembuatan Mail Merge
- Langkah-langkah pembuatan Mail Merge
Pengertian Mail Merge
Mail merge adalah suatu fasilitas dalam Ms Word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke banyak penerima atau tujuan. Kelebihan penggunaan mail merge adalah memudahkan pembuat surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke banyak penerima yang berbeda.
Istilah Mail Merge
Mail merge juga bisa disebut sebagai surat gabung atau surat masal, yaitu ;
➺ Surat Gabung
Karena mengguakan 2 sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sekunder. Misalnya dari Ms. Word mengambil data yang ada pada Ms. Excel.
u
➺ Surat Masal
karena biasanya mail merge ini digunakanuntuk menirimkan surat atau berkas kepada banyak orang dengan menggunakan tamplete yang sama namun berbeda informasi datanya.
Fungsi Mail Merge
u
- Membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama.
- Dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
- Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka software ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.
- dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Hal Penting Yang Ada Dalam Pembuatan Mail Merge
- Main Document atau Dokumen Utama : Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan.
- Data Source atau Sumber Data : Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge-kan di dokumen utama. Data Source dapat berasal dari:
- Microsoft Office Excel Worksheets
- Microsoft Office Access Database Tables
- Microsoft Office Word Tables
- Microsoft Office Outlook Contact List
Langkah-langkah Pembuatan
1. Membuat database di Ms. Excel
2. Buka program Ms. Word dan klik menu mailings di Ms. Word
3. Klik sub menu start mail merge, lalu klik letters
4. Klik sub menu select recipients, lalu pilih use existing list
5. Pilih dan klik file yang ingin dipilih lalu open
6. Pilih file dari Ms. Excel
7. Ketika semua menu sudah aktif, sesuaikan tempat yang ingin digabungkan
8. Klik insert merge field, lalu pilih sesuai dengan data yang dibutuhkan. (nama, no, kelas, tanggal, dan lainnya)
9. Untuk melihat apakah surat sudah tergabung dengan database, klik preview result
10.Untuk melihat data-data ataupun record yang terdapat dalam database pada Ms. Excel, klik tombol navigasi
11. Untuk mengakhiri, klik finish and merge lalu pilih sesuai kepentingan masing-masing
j
Alhamdulillah, cukup dari saya untuk penjelasan mengenai pembuatan Mail Merge di Microsoft Word. Bagaimana Bloggers? mudah bukan, pelajari dan pahami baik-baik materinya ya! Semoga dengan materi ini dapat menambah wawasan kalian mengenai materi informatika ini dan bermanfaat ya!
Apabila ada bagian yang belum dimengerti dan memiliki pertanyaan, ataupun ingin memberikan apresiasi, pendapat, saran, dan kritik boleh yaa meninggalkan komentar di blog ini, insyaallah aku jawab kok!
Thanks for reading my blog!! 🌈🌈
Komentar
Posting Komentar